Из прайса и заявки — в КП на поставку оборудования
Пришёл запрос на оборудование видеонаблюдения для склада. Цены лежат в Excel, количество — в заявке, условия оплаты и отгрузки — в отдельном файле. Нужно собрать предложение с точным составом поставки, общей суммой и понятными условиями.
Пройдём этот путь в kpnova: загрузим семь позиций из XLSX по шаблону, перенесём количество из заявки, выберем компанию с логотипом, добавим скидку, НДС и условия. В конце получим редактируемое КП и настоящий скачанный PDF этого же примера.
Это учебный пример, а не заказ реального клиента. Позиции, цены и условия заданы для показа. Конкретные модели и их совместимость здесь не подбирались. Скриншоты сняты на локальной тестовой версии сервиса 4 ноября 2026 года.
Исходная задача: поставить оборудование для склада
В учебной заявке указаны 6 наружных и 2 внутренние камеры, регистратор на 8 каналов, диск 4 ТБ, PoE-коммутатор и одна бухта кабеля 305 м. Доставку нужно посчитать отдельной строкой. Монтаж, настройка и прокладка кабеля в запрос не входят.
Просто отправить прайс недостаточно: получателю нужен состав именно этой поставки. Восемь камер нельзя объединить в одну строку с одной ценой — наружные и внутренние позиции разные. А цену за бухту кабеля нельзя случайно умножить на 305, приняв её за цену метра.
Если сначала нужно определить состав самого документа, прочитайте что должно объяснять коммерческое предложение. Здесь перейдём к заполнению конкретного расчёта.
Подготовьте прайс, заявку и условия
- Учебный прайс XLSX — семь позиций с артикулами, ценами, единицами и описаниями. Он заполнен на основе шаблона из сервиса.
- Учебную заявку — перечень оборудования, количество и границы поставки.
- Файл с условиями — оплату, доставку, исключения и порядок согласования замен.
Разделите цены и количество. Из Excel мы импортируем карточки товаров и услуги доставки. Количество перенесём из заявки в КП вручную. Условия тоже вставим вручную в текстовый блок: автоматический разбор заявки или переписки в этом сценарии не используется.
1. Загрузите нужные позиции из прайса
В кабинете откройте «Товары и услуги» → «Импорт XLSX» и нажмите «Скачать шаблон». Удалите строку с примером товара и перенесите нужные позиции на лист «Товары». Одна строка — одна позиция поставки или отдельная услуга.
Сохраните первые пять заголовков: «Артикул», «Название», «Цена», «Ед. измерения», «Описание». Название и цена обязательны. Цену запишите числом без обозначения валюты. В нашем файле единицы тоже заполнены: шт, бухта и поставка.
Нажмите «Выбрать файл», укажите XLSX и нажмите «Проверить файл». Посмотрите, сколько строк корректны, сколько товаров создастся и сколько обновится.
В нашем файле ошибок нет — нажмите «Подтвердить импорт». Позиции появятся в библиотеке «Товары и услуги». Само КП на этом шаге ещё не заполнено.
Если артикул совпадает с уже существующим, импорт обновляет товар. Без артикула создаётся новая позиция; одинаковое название может вызвать предупреждение. При ошибках скачайте проблемные строки, исправьте файл и проверьте снова. Корректные строки можно импортировать отдельно после подтверждения.
2. Сверьте артикулы, цены и упаковку
Импорт читает артикул, название, цену, единицу и описание. Он не проверяет актуальность прайса поставщика и не выбирает совместимое оборудование. Откройте импортированные карточки и сверьте их с исходником.
- Наружная камера стоит 6 500 рублей за штуку, внутренняя — 4 800. У них разные артикулы: DEMO-CCTV-01 и DEMO-CCTV-02.
- Кабель стоит 9 600 рублей за целую бухту 305 м. Для одной бухты в КП нужно количество 1.
- Доставка стоит 1 800 рублей за поставку. Она должна попасть в итог отдельной строкой.
- В реальном КП сверяйте конкретные модели и комплектацию. Число каналов и портов, мощность питания и глубину архива проверяет специалист по спецификации.
Так можно заметить ошибку, которую не обнаружит обычная проверка файла: число записано корректно, но относится к другой модели или другой упаковке.
3. Добавьте компанию и логотип
В кабинете откройте «Мои Компании» → «Добавить». Укажите название поставщика и контакты. Для реального предложения заполните свои реквизиты, включая ИНН и ОГРН, если они применимы.
В поле «Логотип» загрузите файл компании и сохраните карточку. Для повторения примера можно скачать учебный логотип. В демонстрации используется «Учебный поставщик · оборудование» и адрес sales@example.com; это не реквизиты действующей организации.
Создайте КП кнопкой с плюсом в кабинете, перейдите на вкладку «Документ», выберите блок «Шапка компании» и укажите сохранённую компанию. Проверьте название, контакт и логотип в предпросмотре.
4. Создайте расчёт и перенесите количество из заявки
На вкладке «Документ» заполните основные поля предложения. В блоке «Название документа» укажите «Поставка оборудования видеонаблюдения», в «Клиенте» — адресата или обозначение заявки. Для шапки выберите свою компанию из «Моих Компаний», как показано выше.
Откройте «Таблицу», найдите импортированные позиции и отметьте нужные. В примере поиск по артикулу DEMO-CCTV отделяет их от остальных записей библиотеки. В поле «Кол-во» каждой строки перенесите соответствующее значение из заявки.
| Позиция | Цена, руб. | Кол-во | Единица | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|
| IP-камера наружная | 6 500 | 6 | шт | 39 000 |
| IP-камера внутренняя | 4 800 | 2 | шт | 9 600 |
| Регистратор на 8 каналов | 19 000 | 1 | шт | 19 000 |
| Диск для видеонаблюдения, 4 ТБ | 12 500 | 1 | шт | 12 500 |
| PoE-коммутатор, 8 PoE-портов | 14 500 | 1 | шт | 14 500 |
| Кабель, бухта 305 м | 9 600 | 1 | бухта | 9 600 |
| Доставка оборудования | 1 800 | 1 | поставка | 1 800 |
| Сумма до скидки и НДС | 106 000 | |||
В блоке «Итоги» включите итоговую сумму. Цены учебного прайса указаны без НДС. Скидку и налог добавим следующим шагом.
Исходная сумма 106 000 рублей складывается из 94 600 рублей оборудования, 9 600 рублей кабеля и 1 800 рублей доставки. Эти группы здесь приведены для ручной сверки: автоматическая группировка по ним в примере не используется.
5. При необходимости добавьте скидку и настройте НДС
Откройте блок «Итоги». В поле «Размер скидки» укажите 5 и выберите «%». Это скидка на всю сумму КП, включая доставку. Чтобы убрать её, очистите поле. Если нужна фиксированная скидка в рублях, выберите «Сумма».
В поле «Ставка НДС» укажите 22 и выберите режим «Добавить»: в этом примере цены прайса не включают налог. Сервис добавляет НДС к сумме после скидки. Если ваш прайс уже содержит НДС, выберите «Включён», чтобы не начислить его повторно. Ставку и режим указывайте по условиям своей поставки.
| Расчёт | Сумма, руб. |
|---|---|
| Позиции и доставка без НДС | 106 000 |
| Скидка 5% от 106 000 | −5 300 |
| После скидки | 100 700 |
| НДС 22% от 100 700 | 22 154 |
| Итого к оплате | 122 854 |
6. Добавьте условия оплаты и отгрузки
Нажмите «Добавить блок» → «Текст» и вставьте условия из подготовленного файла. В учебном предложении это предоплата 50%, остаток до отгрузки, отдельное согласование конкретных моделей, наличия, адреса и даты поставки.
Отдельным абзацем зафиксируйте: монтаж, настройка и прокладка кабеля в цену не входят. Доставка, наоборот, уже учтена строкой расчёта. Замены оборудования и изменения количества согласуются до отгрузки.
В тексте условий также укажите, что исходные цены без НДС, на всю поставку действует скидка 5%, а НДС 22% добавляется после неё. Получателю должно быть понятно, что входит в итоговые 122 854 рубля: перечисленное оборудование, одна бухта кабеля и доставка с учётом скидки и налога. Обещаний готовой установленной системы в таком предложении быть не должно.
7. Проверьте все страницы и скачайте PDF
Просмотрите весь документ, а не только первую страницу. Сверьте семь строк, количество, единицы, скидку, НДС, итог, реквизиты, логотип и условия поставки. После правок дождитесь обновления предпросмотра.
Нажмите «Получить документ КП» → «Скачать PDF». Откройте файл и проверьте, что все позиции и условия читаются.
Откройте полный учебный PDF. Исходное КП остаётся редактируемым в кабинете. При замене модели, изменении количества или условий внесите правки и скачайте актуальную версию заново.
Что этот пример делает — и что остаётся за вами
- Сервис переносит позиции из XLSX по шаблону и считает выбранные строки КП. Количество из заявки и условия в показанном пути вносит пользователь.
- Состав поставки задан учебной заявкой. Сервис здесь не выбирал модели, не проверял совместимость и не рассчитывал расход кабеля или глубину архива.
- Этот путь требует XLSX по шаблону. Автоматический импорт произвольного PDF, вложений из почты или переписки в этой демонстрации не проверялся.
- Редактирование документа рассчитано на компьютер с шириной окна от 1024 px. Действуют ограничения тарифа на библиотеку и документы. Для показанного PDF без водяных знаков используется полный доступ; пробный экспорт может содержать водяные знаки.
- Перед отправкой своего КП проверьте реальные модели, наличие, цены, количество, упаковку, реквизиты, налоги, гарантийные условия и согласованные сроки поставки.
Начните с учебного прайса и заявки выше, затем замените их своими товарами и условиями. На выходе должен получиться документ, в котором можно проверить комплектность поставки и её цену.